Fakturaunderlag som tog dagar körs nu på minuter.

Varje medarbetare registrerar insatser, tid och underlag för fakturering. Underlaget byggs upp löpande under månaden och sammanställs inför faktureringen. Verksamheten växer, medarbetarna blir fler och underlagen mer olika varandra.

Sammanställningen var manuell och band en heltidsperson under flera dagar varje månad. Fel i underlaget upptäcktes ofta först när fakturan gått ut, vilket ledde till krediteringar, ifrågasatta kostnader och förseningar i kassaflödet.

När verksamheten växte blev problemet större, inte mindre. Det gick inte att skala utan att anställa fler.

Ett automatiserat flöde som tar underlaget hela vägen från medarbetarens registrering till fakturautkast i Fortnox, klara för granskning.

• Insamling. Underlaget hämtas direkt ur befintligt material. Hos AFU faktureringsunderlag i Excel. Filerna laddas upp som de är. Inget matas in på nytt.
• Validering. Regelbaserad granskning anpassad efter verksamheten. Avvikelser fångas innan de blir fel.
• Integration. Färdigt underlag skickas direkt till Fortnox som fakturautkast.
• Granskning. Administrationen får en överblick där det som behöver kontrolleras manuellt är markerat.

Sammanställningen körs nu automatiskt på minuter. Administrationen lägger tiden på undantag och beslut i stället för på att leta data i arbetsrapporter.