Case
Automatisering av fakturaunderlag
AFU arbetar med besiktning och konsultnära leveranser där varje konsult registrerar åtgärder, tid och underlag för fakturering. Underlaget byggs upp löpande under månaden och sammanställs en gång i månaden inför faktureringen. Verksamheten växer, antalet konsulter ökar och variationen i underlagen blir bredare.
Sammanställningen var manuell och band en heltidsperson under flera dagar varje månad. Felaktigheter i underlaget upptäcktes ofta först när fakturan gick ut, vilket ledde till krediteringar, ifrågasatta kostnader och förseningar i kassaflödet. När verksamheten växte blev problemet större, inte mindre. Det gick inte att skala utan att anställa fler.
Vi byggde ett automatiserat flöde som tar fakturaunderlaget hela vägen från konsultens registrering till färdig faktura.
- Insamling. Underlaget hämtas direkt ur kundens befintliga material — hos AFU ett helt Office 365-buret flöde med faktureringsunderlag i Excel. Filerna läses in som de är, utan att något matas in på nytt.
- Validering. Granskningen anpassas till verksamheten — renodlad, kodbaserad logik och/eller ett AI-baserat granskningslager efter behov. Avvikelser och konflikter fångas innan de blir fel.
- Integration. Det färdiga underlaget skickas direkt till kundens befintliga affärssystem.
- Granskning. Administrationen får en överblicksvy med trafikljus för det som behöver kontrolleras manuellt.
Den manuella sammanställningen som tidigare tog en heltidsperson flera dagar per månad körs nu automatiskt på minuter. Administrationen lägger tiden på att hantera undantag och fatta beslut, inte på att samla in data ur arbetsrapporter. Felfrekvensen i fakturaunderlaget har sjunkit påtagligt och kassaflödet är jämnare eftersom underlaget kommer ut i tid varje månad.